在单位及企业内部每天会产生大量不同的重要电子文档，其中涉密文档分散存储在各个终端机上，不利于企业对涉密信息进行集中统一的管理，易发生泄密事件；涉密文档在员工之间流转没有一个安全有效的管控措施，高密低流无法有效控制；企业对信息的安全共享以及协同工作的要求随着人员的增多、项目数量及复杂性的增大，困难及风险随之加大等等。这些问题给企业既保障文档的安全又高效的分享、管理文档带来了巨大的阻碍。 为了解决以上问题，做到对电子文档安全高效管理，必须实现对所有文档的创作、批阅、审核、发布、输出到归档进行全生命周期管理，将工作中形成的文档、资料、报告、单据、甚至电子邮件，经过确定密级，按照规范的方式集中存储于文档管理系统，按照用户密级和文档密级对流转过程进行严格的管控。基于以上考虑，建立一套完整的文档全生命周期管理系统对于企业而言就显得尤为必要。